Return to site

6 τρόποι για να διαχειριστείς τον όγκο των email σου

Γράφει η Ελίζα Σακκά

· productivity,work,Career

Μερικές φορές το να έχεις τον έλεγχο των email σου μπορεί να μοιάζει σαν ξεχωριστή δουλειά. Γι’ αυτό το λόγο, συγκεντρώσαμε μερικές συμβουλές που μπορείς να ακολουθήσεις για να οργανώσεις το inbox σου, ακόμα κι αν λαμβάνεις εκατοντάδες email την ημέρα.

1. Κράτα στο inbox σου μόνο τα email που απαιτούν άμεση δράση

Το να μην έχεις κανένα εισερχόμενο email μοιάζει να είναι ανέφικτο, αλλά το να ξεχωρίζεις ποια email πρέπει να βρίσκονται στο inbox σου εξαρτάται από σένα. Μπορεί να λαμβάνεις πάνω από 100 email κατά τη διάρκεια μιας ημέρας, πράγμα όχι ιδιαίτερα σπάνιο αν κατέχεις κάποια σημαντική θέση. Οπότε, είναι φυσιολογικό να μην μπορείς να λειτουργήσεις με έναν τεράστιο όγκο email στα εισερχόμενά σου.

2. Δημιούργησε ένα φάκελο αναμονής για τα email που δεν απαιτούν άμεση δράση

Όμως πού θα πάνε τα email που δεν πρέπει να βρίσκονται στα εισερχόμενά σου; Δημιούργησε ένα φάκελο αναμονής για τα email που χρειάζονται την ανάμειξη άλλου προσώπου πριν απαντήσεις. Αυτό θα σου γλιτώσει πολύ χρόνο και θα μπορείς να ελέγχεις αυτό το φάκελο κάθε μέρα ή κάθε εβδομάδα για να θυμάσαι ξανά ποια project εκκρεμούν ακόμα.

3. Βάλε κανόνες ή φίλτρα

Πολλοί πάροχοι email σου επιτρέπουν να βάλεις κανόνες ή φίλτρα στα εισερχόμενά σου, ώστε να αναλαμβάνουν αυτά δράση και να σε βοηθούν να κατηγοριοποιείς γρήγορα τα email σου, χωρίς να ξοδεύεις καθόλου φαιά ουσία.

4. Μην αφήνεις τα junk στο inbox σου

Αν λαμβάνεις διαρκώς προωθητικά ή διαφημιστικά email που δεν σε ενδιαφέρουν, φρόντισε να πατήσεις το κουμπί της απεγγραφής από όσα δεν σε ενδιαφέρουν και απλά γεμίζουν τα εισερχόμενά σου, χωρίς καν να τα ανοίγεις.

5. Όρισε συγκεκριμένο χρόνο για να ελέγχεις τα email σου

Μην κοιτάς τα email σου συνεχώς ή όποτε τα λαμβάνεις, αλλά αφιέρωσε συγκεκριμένες χρονικές στιγμές για τα διαβάζεις και να απαντάς στα email σου με προσοχή ή να τα αρχειοθετείς για αργότερα. Με αυτόν τον τρόπο θα αποφύγεις το multitasking και θα μπορείς να ελέγχεις τα email σου γρηγορότερα, γιατί θα είσαι συγκεντρωμένη σε αυτό.

6. Απενεργοποίησε τις ειδοποιήσεις σου

Ακόμα κι αν έχεις κατορθώσει να ελέγχεις τα email σου συγκεκριμένες ώρες, μπορεί να δυσκολευτείς να αντισταθείς στον ήχο των ειδοποιήσεων. Αν ισχύει αυτό για σένα, η λύση είναι απλή: Απενεργοποίησε τις ειδοποιήσεις σου, ώστε να μην αποσπάται η προσοχή σου.

All Posts
×

Almost done…

We just sent you an email. Please click the link in the email to confirm your subscription!

OKSubscriptions powered by Strikingly